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Evaluierung Desktop DMS

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Evaluierung Desktop DMS

Auf der Suche nach einem Einzelplatz-Dokumentverwaltung (DMS)

Alljährlich trudeln einem unzählige Schriftstücke ins Haus: Rechnungen, Verträge, Notizen, Belege pipapo. Insbesondere zur alljährlichen Steuererklärung muss man sich mit einer Menge Papier herumschlagen. Wer ausserdem wie ich (Elsni) viel und oft mehrere Tage unterwegs ist, muss auch unterwegs die Möglichkeit haben den leidigen Papierkram zu erledigen, ohne gleich tonnenweise Ordner mit sich rumzuschleppen.

Die Lösung wäre ein Dokument-Management-System was als einfaches Programm auf dem Rechner läuft, in der Lage ist Dokumente (insbesondere PDF) durchsuchbar zu indizieren und in der Lage ist Metadaten zum Dokument zu speichern (z.B. den Rechnungswert und den Zahlungsempfänger bei einer Rechnung).

Das Idealprogramm

Meine persönliche Idealsoftware müsste aber noch andere Eigenschaften mitbringen:

  • läuft (zumindest) unter Windows
  • Hierarchische Struktur (Ordner, Unterordner ...)
  • Braucht keine Datenbank, speichert Metadaten und Index-Dateien als xml in den Verzeichnissen in denen die Dokumente liegen
  • Braucht keine Installation, ein startbare Datei, vom USB-Stick startbar (auf dem würden sich auch gleich die Dokumente befinden)
  • Indiziert PDF, MS-Office, OpenOffice und Plain-Text-Dokumente und macht sie volltextdurchsuchbar
  • Andere Metadaten zu jedem Dokumentordner, bzw. es werden nur eine Auswahl der maximalmetadaten angezeigt
  • Metadaten-Berechnung (z.B. Addieren der Belegwerte pro Dokument-Ordner)
  • Verschieben und Kopieren von Dokumenten innerhalb des Arbeitsverzeichnisses
  • Automatische Indizierung neu hinzugekommener Dokumente
  • Anzeige von Thumbnails der Dokumente (auch pdf) ohne Drittsoftware (Acrobat)
  • Open source

Die Realität

Programme die in die angestrebte Richtung gehen:

JulitecDM de

Arbeitet mit der Firebird-Datenbank und Ghostscript was das Ganze ziemlich fett werden lässt. Keine Thumbnail-Ansicht. Vollversion 99€

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